1. Stocker les ressources documentaires du projet

Une bonne coordination passe par une gestion des documents rigoureuse. Une de vos missions dans le projet est de déposer, de classer les documents sur une plateforme numérique sécurisée et de rendre ces derniers accessibles aux acteurs.

1.1 Le nommage et l’indexation des documents

Utiliser un plan de nommage commun à tous les acteurs du projet. La stratégie doit être logique et le nom doit comporter plusieurs segments. Le premier segment de caractères reprend le domaine ou la thématique du fichier et chaque segment est séparé par un “souligné” (underline). Le nommage va du général au particulier. Le segment final précise le titre du document.

Exemple : un fichier nommé : PROJ1_cial_20201118_ress_inf_organiser-stockage-documents_v1. docx

PROJ1	cial	20201118	ress	inf	organiser-stockage-documents
PROJET n°1	Service commercial	Date : Année Mois Jour (AAAAMMJJ) du document	Ressource	HFMII	Ici ce segment est une expression (plusieurs mots) et les mots sont séparés par des tirets

Quand il existe plusieurs versions du fichier, il faut l’indiquer à la fin (v1, v2…).

1.2 L’organisation du stockage des documents

Les documents sont classés en fonction d’une arborescence dans des dossiers et des sous-dossiers. A vous de voir comment ils doivent se structure. Seront-ils regroupés par projet, fonction (service commercial, service comptable…), par thème (fournisseurs, budget…) par processus (invention, prototype, test, brevet…) ?

1.3 Le partage de fichiers

Dans un projet, il est indispensable de mettre en place un espace collaboratif dédié afin de partager les documents entre les parties prenantes. Ainsi, chacun peut suivre le projet, échanger, consulter ou coéditer des livrables, des processus, des formulaires de procédures.

Les dossiers et les fichiers peuvent être stockés dans un espace partagé sur le réseau de l’entreprise ou sur une plateforme numérique partagée en ligne, type Google Drive version professionnelle ou Wimi.

1.3.1. Le paramétrage de l’espace partagé

Avant la mise en place d’un tel espace, il est indispensable de définir :

• les droits d’accès des membres : droits d’administration (création, suppression d’utilisateurs, attribution des rôles), droits de création, de modification, de suppression des fichiers ;
• le paramétrage de l’espace : organisation de l’arborescence, choix des fonctionnalités ;
• la gestion de la visibilité dans le cas d’un espace en ligne : espace public ou privé.

1.3.2. L’intérêt de l’espace partagé en ligne

Les acteurs du projet peuvent accéder, de tout ordinateur, portable ou tablette connectés à Internet aux fichiers stockés dans l’espace partagé en ligne, sur un serveur web, pour les consulter ou les modifier. Ils peuvent donc le faire à tout moment et de n’importe quel lieu.

2 La communication et la collaboration au sein du groupe projet

La coordination d’un projet passe également par une communication organisée et fluide entre ses acteurs. Il faut communiquer les informations utiles au bon moment aux partenaires du projet. En fonction des besoins, la communication peut être écrite, orale (en face-à-face ou visuelle), synchrone (en temps réel, en direct) ou asynchrone (avec une rétroaction différée).

2.1 La communication écrite

Outre la communication écrite physique : sur papier ou affichage…

La communication écrite instantanée (synchrone)	La communication écrite différée (asynchrone)
Messagerie instantanée : communication écrite interactive (messages et fichiers) entre plusieurs personnes inscrites sur une liste, via un réseau	Courrier électronique : envoi à un ou plusieurs récepteurs, sélectionnés par l’émetteur, d’écrits, de fichiers dans une boîte à lettres électronique
Exemples : Messenger, Microsoft Skype, Microsoft Teams, Microsoft Yammer, Wimi, Zoom, Slack, etc.	Exemples : Gmail, Outlook, Lotus notes, etc.

2.2 La communication orale ou audiovisuelle

La communication orale instantanée (synchrone)	La communication orale différée (asynchrone)
– Réunion ou entretien en présentiel – Conférence en ligne : visioconférence ou audioconférence	– Message sur répondeur téléphone fixe ou smartphone – Vidéo enregistrée grâce à Screencast-o-matic
Messenger, Microsoft Skype, Microsoft Teams, Wimi, Zoom, etc.	Sharepoint, ou autre site web intranet, extranat

2.3 La production de documents écrits collaboratifs

Grâce au partage de documents, les productions peuvent aussi se réaliser à distance de façon synchrone ou non. Certains outils permettent de travailler et de produire ensemble, à distance, des documents écrits, en même temps ou non.

Outils	Exemples
Mur virtuel sur lequel on peut afficher des commentaires, partager des fichiers (images, fichiers audio, vidéos…)	WOPIT
Partage de fichiers en ligne	Google Drive One Drive
Outils d’écriture collaborative : les participants, après avoir reçu le lien du document, peuvent travailler ensemble en le complétant, le modifiant (traitement de texte, tableur…).	Google Docs Google Sheets

3. L’organisation d’une réunion de projet

Le gestionnaire doit préparer méthodiquement chaque réunion nécessaire à la réalisation du projet afin qu’elle soit efficace. Cependant, des contraintes spécifiques apparaissent pour organiser des réunions à distance.

3.1 Préparation pour une réunion de projet

Le contenu informationnel	Identifier le but et définir les objectifs. Type de réunion : lancement, suivi, résolution de problème, coordination, clôture. Ordre du jour précis. Programme de la réunion ou plan détaillé du déroulement de la réunion. Durée de la réunion.
Les participants et l’animateur	Sélectionner les participants et l’animateur. Proposer une ou plusieurs dates (comme Doodle payant, https://framadate.org gratuit) facilite la détermination de la date et l’heure. Choisir la date et l’heure Rédiger et envoyer les convocations à la réunion (J-10).
La préparation matérielle (réunion)	Choisir une salle et la réserver. Préparer les dossiers et les documents de travail nécessaires pour les participants et animateur (diaporamas, vidéos..), voire en imprimer certains. Déposer les documents nécessaires à la préparation sur l’espace partagé en ligne dédié au projet. Préparer la liste d’émargement des participants. Préparer la disposition de la salle (conférence, en U…). Préparer et tester le matériel (vidéoprojecteur, tablettes…) Prévoir éventuellement une collation (café, gâteaux..), etc.
La préparation immatérielle (audio ou visio)	Réunion audio ou en visio-conférence ? Prévoir une messagerie instantanée pour que chacun puisse poser une question écrite, pendant une intervention orale, sans interrompre l’animateur. Préparer davantage de supports visuels pour faciliter la compréhension. Chaque participant doit choisir librement d’utiliser la caméra ou d’apparaitre avec un avatar.

3.2 Un exemple de convocation à une réunion de projet

4. Le compte rendu d’une réunion de projet

Le compte rendu doit être fait dans les jours qui suivent la réunion. En voici un exemple.

5. Le suivi et le contrôle du projet

Suivre un projet nécessite de contrôler son avancement afin de vérifier qu’il se déroule conformément au planning établi, dans le respect du budget alloué et des ressources humaines et matérielles.

5.1 L’organisation du suivi

Le suivi du projet s’organise au niveau du projet global et au niveau des tâches. À chaque niveau, les supports, les acteurs et la fréquence doivent être définis.

Niveau de pilotage	Exemples de support	Acteurs	Fréquence indicative
Avancement du Projet	– Tableau de bord du projet – Planning général du projet (MPM) – Budget actualisé	– Comité de pilotage – Chef de projet	3 à 5 semaines
Avancement des Activités et tâches	Suivi d’avancement des tâches	– Contributeur individuel – En cas de tâche partagée : responsable de tâche	Hebdomadaire

5.2 Les étapes du suivi

Le suivi de l’avancement du projet se divise en trois étapes :

1. Collecter des données et mise à jour des outils de suivi

Dans le cadre d’un projet, le suivi a pour but de mettre en évidence les écarts et donc d’alerter le chef de projet.

Un suivi des délais	Un suivi des budgets	Un suivi des principaux indicateurs
Les indicateurs temporels sont le début et la fin de chaque tâche.	Les indicateurs budgétaires sont des montants, des pourcentages d’évolution, des pourcentages de part de chaque activité au sein du budget.	Plusieurs indicateurs de performance et de qualité sont choisis en rapport avec les objectifs et les contraintes du projet : nombre de réclamations clients, temps de réponse à une demande, temps de formation moyen par salarié
Outils adaptés : liste de contrôle (todo list), MPM ou réseau PERT, graphique de Gantt, logiciel de gestion de projet MS project ou MS Excel.	Outil adapté : logiciel de gestion de projet MS project ou Excel	Outil adapté : tableau de bord d’un PGI ou MS Excel.

2. Analyser les données

L’enjeu majeur du suivi de projet est d’identifier des dérapages délais/budgets/qualité ou des écarts avec des objectifs de performance et d’alerter le chef de projet en proposant des solutions qui permettront de limiter les risques d’échec du projet. Voir votre cours sur le Tableau de Bord.

5.3 Proposer des solutions

Les causes des écarts peuvent être très variées : mauvaise planification des tâches, indisponibilité d’un membre de l’équipe projet, défaillance d’un prestataire, augmentation des prix d’un fournisseur… En fonction des causes qu’il aura identifiées, le chef de projet proposera une ou plusieurs actions correctives permettant la poursuite du projet dans de bonnes conditions (changement de prestataire, augmentation des ressources matérielles ou humaines consacrées au projet…).