Une bonne coordination passe par une gestion des documents rigoureuse. Une de vos missions dans le projet est de déposer, de classer les documents sur une plateforme numérique sécurisée et de rendre ces derniers accessibles aux acteurs.
Utiliser un plan de nommage commun à tous les acteurs du projet. La stratégie doit être logique et le nom doit comporter plusieurs segments. Le premier segment de caractères reprend le domaine ou la thématique du fichier et chaque segment est séparé par un “souligné” (underline). Le nommage va du général au particulier. Le segment final précise le titre du document.
Exemple : un fichier nommé : PROJ1_cial_20201118_ress_inf_organiser-stockage-documents_v1. docx
PROJ1 | cial | 20201118 | ress | inf | organiser-stockage-documents |
PROJET n°1 | Service commercial | Date : Année Mois Jour (AAAAMMJJ) du document | Ressource | HFMII | Ici ce segment est une expression (plusieurs mots) et les mots sont séparés par des tirets |
Quand il existe plusieurs versions du fichier, il faut l’indiquer à la fin (v1, v2…).
Les documents sont classés en fonction d’une arborescence dans des dossiers et des sous-dossiers. A vous de voir comment ils doivent se structure. Seront-ils regroupés par projet, fonction (service commercial, service comptable…), par thème (fournisseurs, budget…) par processus (invention, prototype, test, brevet…) ?
Dans un projet, il est indispensable de mettre en place un espace collaboratif dédié afin de partager les documents entre les parties prenantes. Ainsi, chacun peut suivre le projet, échanger, consulter ou coéditer des livrables, des processus, des formulaires de procédures.
Les dossiers et les fichiers peuvent être stockés dans un espace partagé sur le réseau de l’entreprise ou sur une plateforme numérique partagée en ligne, type Google Drive version professionnelle ou Wimi.
Avant la mise en place d’un tel espace, il est indispensable de définir :
Les acteurs du projet peuvent accéder, de tout ordinateur, portable ou tablette connectés à Internet aux fichiers stockés dans l’espace partagé en ligne, sur un serveur web, pour les consulter ou les modifier. Ils peuvent donc le faire à tout moment et de n’importe quel lieu.
La coordination d’un projet passe également par une communication organisée et fluide entre ses acteurs. Il faut communiquer les informations utiles au bon moment aux partenaires du projet. En fonction des besoins, la communication peut être écrite, orale (en face-à-face ou visuelle), synchrone (en temps réel, en direct) ou asynchrone (avec une rétroaction différée).
Outre la communication écrite physique : sur papier ou affichage…
La communication écrite instantanée (synchrone) | La communication écrite différée (asynchrone) |
Messagerie instantanée : communication écrite interactive (messages et fichiers) entre plusieurs personnes inscrites sur une liste, via un réseau | Courrier électronique : envoi à un ou plusieurs récepteurs, sélectionnés par l’émetteur, d’écrits, de fichiers dans une boîte à lettres électronique |
Exemples : Messenger, Microsoft Skype, Microsoft Teams, Microsoft Yammer, Wimi, Zoom, Slack, etc. | Exemples : Gmail, Outlook, Lotus notes, etc. |
La communication orale instantanée (synchrone) | La communication orale différée (asynchrone) |
– Réunion ou entretien en présentiel – Conférence en ligne : visioconférence ou audioconférence | – Message sur répondeur téléphone fixe ou smartphone – Vidéo enregistrée grâce à Screencast-o-matic |
Messenger, Microsoft Skype, Microsoft Teams, Wimi, Zoom, etc. | Sharepoint, ou autre site web intranet, extranat |
Grâce au partage de documents, les productions peuvent aussi se réaliser à distance de façon synchrone ou non. Certains outils permettent de travailler et de produire ensemble, à distance, des documents écrits, en même temps ou non.
Outils | Exemples |
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Mur virtuel sur lequel on peut afficher des commentaires, partager des fichiers (images, fichiers audio, vidéos…) | WOPIT |
Partage de fichiers en ligne | Google Drive One Drive |
Outils d’écriture collaborative : les participants, après avoir reçu le lien du document, peuvent travailler ensemble en le complétant, le modifiant (traitement de texte, tableur…). | Google Docs Google Sheets |
Le gestionnaire doit préparer méthodiquement chaque réunion nécessaire à la réalisation du projet afin qu’elle soit efficace. Cependant, des contraintes spécifiques apparaissent pour organiser des réunions à distance.
Le contenu informationnel | Identifier le but et définir les objectifs. Type de réunion : lancement, suivi, résolution de problème, coordination, clôture. Ordre du jour précis. Programme de la réunion ou plan détaillé du déroulement de la réunion. Durée de la réunion. |
Les participants et l’animateur | Sélectionner les participants et l’animateur. Proposer une ou plusieurs dates (comme Doodle payant, https://framadate.org gratuit) facilite la détermination de la date et l’heure. Choisir la date et l’heure Rédiger et envoyer les convocations à la réunion (J-10). |
La préparation matérielle (réunion) | Choisir une salle et la réserver. Préparer les dossiers et les documents de travail nécessaires pour les participants et animateur (diaporamas, vidéos..), voire en imprimer certains. Déposer les documents nécessaires à la préparation sur l’espace partagé en ligne dédié au projet. Préparer la liste d’émargement des participants. Préparer la disposition de la salle (conférence, en U…). Préparer et tester le matériel (vidéoprojecteur, tablettes…) Prévoir éventuellement une collation (café, gâteaux..), etc. |
La préparation immatérielle (audio ou visio) | Réunion audio ou en visio-conférence ? Prévoir une messagerie instantanée pour que chacun puisse poser une question écrite, pendant une intervention orale, sans interrompre l’animateur. Préparer davantage de supports visuels pour faciliter la compréhension. Chaque participant doit choisir librement d’utiliser la caméra ou d’apparaitre avec un avatar. |
Le compte rendu doit être fait dans les jours qui suivent la réunion. En voici un exemple.
Suivre un projet nécessite de contrôler son avancement afin de vérifier qu’il se déroule conformément au planning établi, dans le respect du budget alloué et des ressources humaines et matérielles.
Le suivi du projet s’organise au niveau du projet global et au niveau des tâches. À chaque niveau, les supports, les acteurs et la fréquence doivent être définis.
Niveau de pilotage | Exemples de support | Acteurs | Fréquence indicative |
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Avancement du Projet | – Tableau de bord du projet – Planning général du projet (MPM) – Budget actualisé | – Comité de pilotage – Chef de projet | 3 à 5 semaines |
Avancement des Activités et tâches | Suivi d’avancement des tâches | – Contributeur individuel – En cas de tâche partagée : responsable de tâche | Hebdomadaire |
Le suivi de l’avancement du projet se divise en trois étapes :
Dans le cadre d’un projet, le suivi a pour but de mettre en évidence les écarts et donc d’alerter le chef de projet.
Un suivi des délais | Un suivi des budgets | Un suivi des principaux indicateurs |
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Les indicateurs temporels sont le début et la fin de chaque tâche. | Les indicateurs budgétaires sont des montants, des pourcentages d’évolution, des pourcentages de part de chaque activité au sein du budget. | Plusieurs indicateurs de performance et de qualité sont choisis en rapport avec les objectifs et les contraintes du projet : nombre de réclamations clients, temps de réponse à une demande, temps de formation moyen par salarié |
Outils adaptés : liste de contrôle (todo list), MPM ou réseau PERT, graphique de Gantt, logiciel de gestion de projet MS project ou MS Excel. | Outil adapté : logiciel de gestion de projet MS project ou Excel | Outil adapté : tableau de bord d’un PGI ou MS Excel. |
L’enjeu majeur du suivi de projet est d’identifier des dérapages délais/budgets/qualité ou des écarts avec des objectifs de performance et d’alerter le chef de projet en proposant des solutions qui permettront de limiter les risques d’échec du projet. Voir votre cours sur le Tableau de Bord.
Les causes des écarts peuvent être très variées : mauvaise planification des tâches, indisponibilité d’un membre de l’équipe projet, défaillance d’un prestataire, augmentation des prix d’un fournisseur… En fonction des causes qu’il aura identifiées, le chef de projet proposera une ou plusieurs actions correctives permettant la poursuite du projet dans de bonnes conditions (changement de prestataire, augmentation des ressources matérielles ou humaines consacrées au projet…).