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g-e51-9.2 Conduite d’une analyse fonctionnelle interne et externe

T.2.2.2. Conduite d’une analyse fonctionnelle interne et externe

9.2.1 Verbaliser un besoin

Imaginons qu’un besoin ait été identifié, pour verbaliser le besoin, il faut se poser trois questions et y répondre. Prenons l’exemple d’un projet mener sur le DUERP :

  • « A qui l’achèvement du projet rend‐il service ? » A l’entreprise et bien sûr aux salariés
  • « Sur quoi l’achèvement du projet agit‐il ? » Sur les dispositifs de Sécurité et de Santé au travail et la procédure déclarative.
  • « Quel but vise l’achèvement du projet ? » Mise en conformité, l’image de l’entreprise, plus de satisfaction pour les salariés.
Bête à corne

9.2.2 Analyse fonctionnelle

D’après la norme AFNOR NF X 50-151, l’analyse fonctionnelle est une démarche qui consiste à rechercher, ordonner,
caractériser, hiérarchiser et / ou valoriser les fonctions du produit ( matériel, logiciel, processus, service ) répondant à un besoin effectif.

Une fonction d’un produit est l’action qu’il permet (ce qu’il « fait » ). Chaque fonction doit être exprimée formulée par un verbe à l’infinitif suivi d’un ou plusieurs compléments. On distingue plusieurs types de fonctions :

– une fonction de service ( ou fonction principale ) : fonction attendues d’un produit pour répondre à un besoin ou un élément du besoin ( matériel, physiologique, psychologique, socioculturel ) de l’utilisateur. Elle peut être une fonction d’usage ( service rendu ) ou une fonction d’estime (conditions du service rendu ). Exemple : une simplification de la procédure de commande aurait pour fonction de service de facilité la commande à nos clients et de moins perturber nos nouveaux clients.

– une fonction technique et donc interne au produit, nécessaire aux solutions retenues pour assurer les fonctions de service:
fonction technique principale ou élémentaire : permet de remplir une fonction d’usage, de rendre un service attendu. Exemple : classement interne puis gestion des bons de commande simplifiée, puisqu’il n’y aurait plus qu’un modèle de bon de commande
fonction technique complémentaire ou secondaire : permet de remplir une fonction d’estime ( sécurité, ergonomie, confort, environnement, législation … ). Exemple : document comportant des explications internes, des fonctions avancées agréables, etc.

9.2.3 Réaliser une analyse fonctionnelle

Analyse externe du besoin

L’analyse fonctionnelle du BESOIN ou analyse fonctionnelle externe met en évidence chacune des fonctions de service ou fonctions principales, qu’elles soient d’usage ou d’estime ( Pourquoi l’objet a-t-il été créé ? ) ainsi que chacune des fonctions contraintes ( Quelles sont les contraintes auxquelles l’objet doit satisfaire ? ). Elle permet d’obtenir les données nécessaires à la conception du dispositif par un dialogue avec l’utilisateur ou l’observation du traitement du besoin chez des concurrents, des partenaires, etc.

Analyse interne du dispositif

L’analyse fonctionnelle du produit ou analyse fonctionnelle interne dégage chaque fonction technique principale et complémentaire et permet la matérialisation des concepts de solutions techniques. Elle caractérise le fonctionnement interne du dispositif et consiste à :
• décrire le dispositif, définir sa fonction globale, ses limites, les entrée / sorties relatives au dispositif.
• rechercher les fonctions techniques, les décomposer en sous-fonctions.
• établir et caractériser les liens entre éléments du dispositif étudié.

L’outil de description (Cf. Bête à cornes, diagramme d’Ishikawa, Arbre des causes, etc.) peut privilégier l’analyse descendante, la modélisation, l’écriture des liens inter – fonctionnels et permettre la description du dispositif pour comprendre et communiquer, et enfin planifier sa concrétisation ( SADT: Structured Analysis and Design Thinking). Exemple : partir du besoin, aller vers les causes de non satisfaction voire de dysfonctionnement, rechercher les solutions puis modéliser le dispositif en réorganisant les solutions partielles.

CAS DICAMER :

Travail à faire :

  1. Identifier un problème majeur.
  2. Télécharger XMind et analysez les causes principales du problème : proposer des solutions.
  3. Faites l’analyse fonctionnelle interne et externe du problème, pour aboutir à un dispositif .

Vous venez d’acquérir – depuis avril 2019 – de son propriétaire et fondateur (qui est âgé de 72 ans et désirait se retirer), la Société Dicamer à Paris, spécialisée dans la distribution et la fabrication d’une vaste gamme d’articles de mercerie : ciseaux, trousses et sacs de couture, renforts, fermetures à glissière, etc. La gamme comporte 800 articles dont, de l’aveu de son précédent propriétaire, une cinquantaine se vendent bien.
Le chiffre d’affaires réalisé l’année dernière a atteint 5 850 k€ (en progression de 7%) et un résultat courant de 54 000 €. La société emploie 37 personnes dont 6 représentants exclusifs qui se partagent le territoire français : l’un d’eux, âgé de 64 ans, a vu son CHIFFRE D’AFFAIRES passer en 3 ans de 515 k€ à 424 k€. Un autre (dont le territoire couvre pratiquement tout le Sud et l’Ouest de la France) a aussi un chiffre qui a diminué l’année dernière pour cause de maladie : 1 015 k€ contre 1 045 k€ l’année précédente.
Les représentants sont payés à la commission (4 % du chiffre d’affaires) et bénéficient d’une voiture de société plus indemnité de frais de vente forfaitaire. La société travaille surtout avec des grossistes (62 clients) et des détaillants en mercerie (480 clients environ) et n’est guère introduite dans le commerce intégré (chaînes de super et d’hypermarchés) qui pourtant concurrence très vivement les merceries.
La gestion de l’entreprise est paternaliste et traditionnelle et les statistiques (tenues manuellement) réduites au minimum : chiffre d’affaires par représentant chaque mois, ventes par client et par produit chaque année. L’entreprise ne dispose pas de comptabilité analytique et sa gestion des stocks est effectuée sur Excel, or ces stocks représentent maintenant plus du quart du chiffre d’affaires et parfois certains produits expédiés sont détériorés ou non conformes. Les raisons sont nombreuses : comptable jamais formé, utilise une version 2016 de Ciel, l’entrepôt n’est pas dans les mêmes locaux que les services administratifs, le magasinier tient un cadencier papier, les stocks théorique et réel pour les principaux produits ne coïncident pas (et mieux vaut ne pas tester ce rapport théorique / réel avec les produits mal vendus !), etc.
Les prix sont compétitifs dans l’ensemble car le précédent propriétaire était un bon acheteur et avait su largement faire appel à des fournisseurs d’Extrême-Orient (Hong-Kong, Japon, Corée…), le haut de gamme provenant de France. La publicité est presque inexistante, hormis un site web vitrine (fr/en).
En novembre, décembre 2019 puis janvier 2020, le chiffre d’affaires a diminué de 2,1 % par rapport aux mêmes mois de l’année dernière. Le confinement a encore réduit votre chiffre et votre marge. Vous êtes très inquiet malgré des réserves financières importantes accumulées les années précédentes. Vous avez décidé de résoudre un certain nombre de problèmes. Mais il faut bien commencer par un projet, alors vous en choisissez un, réalisable en moins de neuf semaines, pour un budget de moins de 4000 euros HT la première année et un personnel performant sur la solution choisie.

g-e51-9.2 Conduite d’une analyse fonctionnelle interne et externe