Conduire un projet consiste à organiser les ressources humaines, financières et matérielles nécessaires à l’atteinte des objectifs fixés, tout en respectant les contraintes temporelles et budgétaires. La démarche est essentielle car elle permet de limiter les risques d’échec du projet (non-respect des délais, dépassement de l’enveloppe budgétaire).
Cette étape consiste à définir clairement le projet permettant de répondre au nouveau besoin. Pour cela, une analyse fonctionnelle doit être réalisée, notamment à travers un cahier des charges, pour :
Une fois la note de cadrage validée, le projet retenu est lancé.
Il s’agit de donner une vision globale du projet en organisant les ressources nécessaires à sa réalisation et en mettant en évidence les délais à respecter, ce qui revient à :
Cette étape consiste à contrôler régulièrement l’état d’avancement des tâches et le respect des contraintes afin de calculer les écarts entre prévisions et réalisations et de procéder aux réajustements nécessaires. Les objectifs sont donc :
Il s’agit d’effectuer un bilan global à la fin du projet pour :
Un projet met en relation un certain nombre d’acteurs internes et externes à l’entreprise.
Au niveau interne, le commanditaire du projet (la maîtrise d’ouvrage) est généralement la direction de l’entreprise. Celle-ci nomme la maîtrise d’œuvre, constituée du chef de projet et de son équipe.
L’équipe projet, formée et pilotée par le chef de projet, désigne le groupe composé des parties prenantes internes qui préparent et exécutent les tâches nécessaires à la réalisation du projet. Certaines activités peuvent être confiées à des partenaires externes à l’entreprise (tels que des fournisseurs et des sous-traitants).
Pour constituer l’équipe projet, le chef de projet doit sélectionner des personnes possédant les compétences adaptées au projet, mais également tenir compte de leur adhésion au projet et de leur capacité à travailler en équipe. Afin de faciliter la communication et la cohésion du groupe, il doit veiller à former un groupe relativement restreint (de 3 à 20 personnes environ selon l’ampleur du projet).
La constitution du groupe projet est officiellement reconnue dans l’entreprise. Cependant, ce groupe formel n’existe que temporairement puisqu’il sera dissous une fois le projet achevé.
Afin de déterminer les responsabilités de chaque membre de l’équipe, le chef de projet s’appuie sur les compétences et les motivations de chacun. Cette répartition peut être matérialisée par divers outils tels que le tableau de répartition des rôles et le tableau de répartition des tâches.
Il permet de visualiser clairement les missions attribuées à chaque membre de l’équipe.
Il a pour intérêt d’évaluer le temps (en heures) consacré par les membres de l’équipe aux tâches qui leur incombent afin de répartir la charge de travail de la manière la plus équitable possible compte tenu des compétences de chacun.
Mettre en place une communication projet efficace est essentiel pour favoriser la dynamique de groupe et la coopération. La gestion de la communication du projet consiste à déterminer les besoins en information, les personnes concernées (selon les responsabilités), les supports et la fréquence de diffusion.
Les outils de travail collaboratif peuvent être utiles pour faciliter les échanges.