g-e51-9.4 La démarche de conduite de projet

Conduire un projet consiste à organiser les ressources humaines, financières et matérielles nécessaires à l’atteinte des objectifs fixés, tout en respectant les contraintes temporelles et budgétaires. La démarche est essentielle car elle permet de limiter les risques d’échec du projet (non-respect des délais, dépassement de l’enveloppe budgétaire).

Les étapes d’un projet

1. La préparation

Cette étape consiste à définir clairement le projet permettant de répondre au nouveau besoin. Pour cela, une analyse fonctionnelle doit être réalisée, notamment à travers un cahier des charges, pour :

• Diagnostic des risques et de la démarche qualité : Identification des besoins, étude d’opportunité
• Synthèse des résultats et émergence du projet : Étude de faisabilité et analyse fonctionnelle
• Rédaction de la note de cadrage : enjeux et les résultats attendus ; identifier les contraintes, les ressources et les risques ; évaluer les coûts et les délais.

2. Le lancement

Une fois la note de cadrage validée, le projet retenu est lancé.

• Donc, un cahier des charges sera indispensable et nécessitera de délimiter son périmètre, les tâches et leur planification dans le temps.
• Une réflexion sur la Veille informationnelle peut aussi être initiée : expressions, mots, délimitateurs, outils de veille, de partage et outil collaboratif.
• Réunion de validation du projet

3. L’organisation du projet

Il s’agit de donner une vision globale du projet en organisant les ressources nécessaires à sa réalisation et en mettant en évidence les délais à respecter, ce qui revient à :

• constituer l’équipe projet ;
• répartir les rôles et les responsabilités ;
• planifier et ordonnancer les tâches ;
• déterminer les indicateurs de suivi du projet.

4. L’exécution et le suivi

Cette étape consiste à contrôler régulièrement l’état d’avancement des tâches et le respect des contraintes afin de calculer les écarts entre prévisions et réalisations et de procéder aux réajustements nécessaires. Les objectifs sont donc :

• d’évaluer la progression du projet à l’aide des indicateurs de suivi ;
• d’analyser la réalisation des prévisions.

5. La clôture

Il s’agit d’effectuer un bilan global à la fin du projet pour :

• analyser les résultats obtenus ;
• évaluer le déroulement du projet et en tirer des enseignements.

L’équipe projet

Un projet met en relation un certain nombre d’acteurs internes et externes à l’entreprise.

Au niveau interne, le commanditaire du projet (la maîtrise d’ouvrage) est généralement la direction de l’entreprise. Celle-ci nomme la maîtrise d’œuvre, constituée du chef de projet et de son équipe.

L’équipe projet, formée et pilotée par le chef de projet, désigne le groupe composé des parties prenantes internes qui préparent et exécutent les tâches nécessaires à la réalisation du projet. Certaines activités peuvent être confiées à des partenaires externes à l’entreprise (tels que des fournisseurs et des sous-traitants).

1. La constitution de l’équipe projet

Pour constituer l’équipe projet, le chef de projet doit sélectionner des personnes possédant les compétences adaptées au projet, mais également tenir compte de leur adhésion au projet et de leur capacité à travailler en équipe. Afin de faciliter la communication et la cohésion du groupe, il doit veiller à former un groupe relativement restreint (de 3 à 20 personnes environ selon l’ampleur du projet).

La constitution du groupe projet est officiellement reconnue dans l’entreprise. Cependant, ce groupe formel n’existe que temporairement puisqu’il sera dissous une fois le projet achevé.

2. La répartition des responsabilités au sein de l’équipe projet

Afin de déterminer les responsabilités de chaque membre de l’équipe, le chef de projet s’appuie sur les compétences et les motivations de chacun. Cette répartition peut être matérialisée par divers outils tels que le tableau de répartition des rôles et le tableau de répartition des tâches.

a. Le tableau de répartition des rôles

Il permet de visualiser clairement les missions attribuées à chaque membre de l’équipe.

b. Le tableau de répartition des tâches

Il a pour intérêt d’évaluer le temps (en heures) consacré par les membres de l’équipe aux tâches qui leur incombent afin de répartir la charge de travail de la manière la plus équitable possible compte tenu des compétences de chacun.

c. Planification des tâches

3. La communication du groupe projet

Mettre en place une communication projet efficace est essentiel pour favoriser la dynamique de groupe et la coopération. La gestion de la communication du projet consiste à déterminer les besoins en information, les personnes concernées (selon les responsabilités), les supports et la fréquence de diffusion.

Les outils de travail collaboratif peuvent être utiles pour faciliter les échanges.