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g-e51-9.5 Documents et productions à réaliser

1. Note de cadrage

Qu’est-ce qu’une note de cadrage ?

Il s’agit du document de référence dans le processus. Il reprend dans les grandes lignes les points importants à connaitre d’un projet. Il est soumis à un ou des décideurs pour validation.

  • Q – Quoi : définition du projet, périmètre
  • P – Pourquoi : finalité du projet, contexte de la demande
  • Q – Qui : parties impactées, parties prenantes, chef de projet, équipe projet, utilisateurs clés
  • O – Où : lieu (à préciser si nécessaire)
  • Q – Quand : dates clés
  • C – Comment : méthodes, budget

La note de cadrage est aussi nommée lettre de mission, note de synthèse ou encore note de lancement. Si elle est validée, on peut réaliser les étapes qui conduisent jusqu’à la formalisation des Cahiers des charges (interne, d’appel d’offre, etc.)

2. Tableau de répartition des rôles : matrice RACI

Cet outil apporte une réponse très opérationnelle pour visualiser précisément et d’un coup d’œil la répartition des rôles. Le nom de cette matrice est un acronyme :

  •  R – Responsible – il réalise
  •  A – Accountable – il supervise et rend des comptes
  •  C – Consulted – il conseille
  •  I – Informated – il est informé

Il s’agit des  rôles attachés à un projet . Vous verrez plus loin comment les relier aux parties prenantes.

3. Ordonnancement de tâches et attribution des responsables

(Déjà traité)

4. Cahier des charges

4.1 Spécificités d’un cahier des charges

  • Le cahier des charges est un outil de pilotage qui intervient dans la phase de préparation du projet.
  • Il prend une forme différente suivant qu’il est conçu avec un client, envoyé à un fournisseur/prestataire ou conçu pour un usage interne !
  • C’est un document de référence qui vise à formaliser un besoin de sorte à ce que ce dernier soit compris par l’ensemble des acteurs impliqués dans le projet, qu’il s’agisse de l’équipe projet en interne ou de partenaires externes à l’entreprise.
  • Il détaille donc tous les éléments à prendre en compte pour la réalisation du projet, en répondant aux questions QQCOQP.

4.2 Buts diversifiés

  • Servir de support de référence technique pour la réalisation d’une mission ou d’un chantier (réalisation d’un projet informatique, construction d’un bâtiment, …) pour permettre de maîtriser l’ensemble des aspects (délais, réglementations, sécurité, aspects techniques, phasage entre les intervenants, …),
  • maîtriser les risques financiers. Pour la conception d’un produit par exemple, le cahier des charges permet de s’assurer que le produit correspondra aux objectifs fixés. Concevoir un produit sans étude ni cahier des charges exposerait l’entreprise à des risques importants (flop commercial, rejet réglementaire, problème technique, …).
  • cadrer les missions des différentes parties prenantes et d’organiser les relations et la communication entre elles tout au long du projet ;
  • définir les caractéristiques d’une commande de bien ou de service (taille, composition, spécificité techniques, …), il est d’autant plus important que la commande est spécifique et/ou importante;
  • structurer un appel d’offre,

4.3 Exemples de cahier des charges pour un appel d’offre de gré à gré

De ce fait, la forme est assez libre, lorsqu’il s’agit d’un Cahier des Charges fonctionnel à l’adresse d’un fournisseur ou prestataire.

4.4 Principales parties du cahier des charges interne

A- Le contexte et les objectifs du projet (bête à cornes)

La présentation des éléments qui ont motivés la mise en place du projet :

  • USAGER ? explicitations des bénéficiaires,
  • BUTS ? intitulé du projet et bénéfices attendus du projet pour ces bénéficiaires
  • SUR QUOI AGIT-IL ? positionnement du projet dans l’organisation – voire dans le système d’information,
  • FONCTIONNALITES ? Qu’est-ce qu’il fera

B- Les spécifications applicatives

  • Définition des besoins auxquels répond le projet
  • L’analyse fonctionnelle des besoins : La transformation des besoins en fonctionnalités dans la solution cible l’implication des utilisateurs et les techniques de collecte (entretiens, questionnaires, ateliers, brainstorming…)
  • Les outils d’aide à l’analyse des besoins et à la formalisation : BPMN, UML ou encore logigramme ,voire même description textuelle
  • La description des flux d’échange d’information : interactions avec les systèmes tiers (internes ou externes)

C- Les contraintes

  • Délais, niveau de qualité souhaité au niveau technique, budget,
  • et tout autre élément utile contraignant le projet

D- Les modalités de réalisation et l’ordonnancement des tâches

  • Le cycle de vie de développement,
  • les étapes et la disponibilité des acteurs internes,
  • les délais de mise à disposition,
  • les modalités de suivi de l’avancement : comité de pilotage, comité de suivi, outils classiques de suivi,
  • les modalités de validation : stratégie et déroulement de la recette fonctionnelle, la vérification des contraintes techniques, la mesure de la qualité des livrables, etc.
  • chemin critique, marges de liberté, etc.

E- Conditions administratives (éventuelles)

  • L’expression des modalités de gestion quotidienne de la relation avec la sous-traitance : gestion des engagements (intervention au forfait, en régie, mise en place d’unités d’œuvre ou de bons de commande),
  • Autres modalités transactionnelles : modalités de paiement, lieu d’exécution, propriété intellectuelle,
  • Confidentialité : dépôt contrôlée des livrables,
  • Diverses déclarations à l’Administration publique ou institutionnelle, etc.


g-e51-9.5 Documents et productions à réaliser