5-Les outils de la communication pour motiver en interne

5.1 Complémentarité Communication interne et Communication externe

Voici le « plan de travail créatif » ou PTC d’Emmaüs.

5.1.2 Le contexte

Emmaüs, association humanitaire française a longtemps vécu à l’ombre de son fondateur, sans se soucier de structurer sa communication. Constituée d’une centaine de communautés accueillant des personnes marginalisées et en souffrance, l’association tire ses revenus du recyclage et de la vente de vêtements, d’objets et de meubles donnés par des particuliers ou des entreprises qui souhaitent s’en débarrasser. Cette activité est aujourd’hui concurrencée par des associations de réinsertion ou des entreprises de recyclage de tissus, toutes à buts lucratifs. Emmaüs a donc souhaité disposer d’outils et de repères pour mieux organiser sa communication interne/externe dans un contexte rendu difficile par le Cov-19.

5.1.3 Action des correspondants (responsables de communautés)

Un groupe d’une vingtaine de responsables de communautés et de bénévoles s’est réuni une fois par mois, pendant 12 mois jusqu’en juin 2020, pour définir la stratégie de communication globale et doter chaque communauté d’un carnet de bord des bonnes pratiques. Et ce, en trois temps :

  • 1re étape : la stratégie de communication : Définir la problématique, les enjeux de la communication (cf. PTC ci-dessous) et la coordination des acteurs, grâce à la communication interne.
  • 2e étape : le plan d’action , lancement des actions de communication internes et externes.
  • 3e étape : Campagne et rapports

5.2 Réseau des correspondants et relais de communication

5.2.1 Transmission et réception de l’information

Le réseau permet de créer des liens réguliers entre la direction de la communication et ses relais sur le terrain. Les membres du réseau sont porte-parole des préoccupations de leurs collègues. Ils expriment les questions et les attentes locales. Mieux informés de la stratégie et des orientations, ils peuvent plus facilement relayer les messages sur le terrain.

5.2.2 Créer un réseau : étapes

  • Recensez les territoires de votre entreprise. Ne vous arrêtez pas à la liste des différentes filiales ou directions : identifiez aussi les types d’intérêt et de préoccupation (vente, recherche, production, analyse des résultats, qualité).
  • Définissez le profil idéal des correspondants. Choisissez de préférence des personnalités légitimes vis-à-vis de leurs équipes et de leurs collègues, déjà reconnues pour leurs qualités relationnelles.
  • Communiquez sur les atouts du réseau. Vous devez séduire vos interlocuteurs et leur démontrer ce qu’ils ont à gagner en participant au réseau.
  • Organisez des rencontres régulières et structurées.
  • Alimentez la réflexion et la vie du réseau. Rédigez les comptes rendus de réunion au plus tard 48 heures après la réunion. Mettez en ligne l’actualité de la communication interne et sollicitez régulièrement vos correspondants.
  • Tenez compte des propositions des correspondants. Ces derniers doivent avoir l’impression d’être indispensables et de contribuer à l’avancement de la politique de communication interne, faute de quoi, votre réseau s’étiolera.
  • Affichez les résultats. Rédigez chaque année un bilan du réseau : thèmes abordés, suggestions proposées, actions mises en œuvre. N’oubliez pas de communiquer les résultats aux correspondants du réseau, à leur hiérarchie et au comité de direction.
  • Valorisez les correspondants : L’activité des correspondants doit être reconnue par la hiérarchie, notamment lors des entretiens d’évaluation annuels (contrats d’objectifs annuels et collectifs).

5.2.3 Un espace digital pour le réseau de correspondants

Un espace dédié au réseau donne vie à la communauté des correspondants. On peut y partager des ressources : liste de diffusion, comptes rendus de réunions, descriptifs d’outils, messages à relayer, fiches pratiques, base de données d’agences et d’intervenants, exemples de réalisations; et bien sûr, compte-rendu d’une campagne de communication interne.

5.3 Digital workplace

L’intranet a évolué vers une digital workplace, un espace de travail numérique complet et unifié. Celui-ci repose sur cinq briques principales dont les zones sont logiquement accessibles depuis la page d’accueil :

  • Applicatifs : applications, logiciels (en Saas interne ou externe)
  • Workflow : procédures
  • Référentiel : documents stratégiques, tactiques ou opérationnels et autres ressources managériales
  • Informationnel : informations sur la vie de l’entreprise
  • Collaboratif (dont forum des Correspondants) : forums, wiki, etc.

Hormis les applicatifs, les 4 autres briques peuvent relever de la Communication interne.

5.4 Rôle croissant des réseaux sociaux d’entreprise

5.4.1 Réseaux en Saas externe

5.4.2 Réseaux en Saas interne

  • Yammer de Microsoft : À l’image d’un ” Facebook interne “, le réseau social d’entreprise propose des fonctionnalités similaires aux réseaux sociaux grand public, à commencer par l’annuaire enrichi. Sur un réseau social d’entreprise, les salariés sont invités à renseigner eux-mêmes leur profil, en indiquant leurs expériences, leurs compétences, leurs centres d’intérêt.
  • Teams de Microsoft : La collaboration en temps réel via la visio-conférence fait partie de l’univers des jeunes salariés qui ont l’habitude d’utiliser les médias sociaux.

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